Manajemen Mengelola Komunitas (Matrikulasi Sesi#11)

​RESUME MATERI DAN DISKUSI SESI #11
Selasa, 27 Desember 2016

Host : Yessy Liana Putri
🌱🌱🌱🌱🌱🌱
[Kelas Matrikulasi Ibu Profesional] Batch #2 Sesi #11
MANAJEMEN MENGELOLA KOMUNITAS
Manajemen komunitas itu hakekatnya adalah mengurusi manusia. Jadi kita harus bisa memperlakukan manusia selayaknya manusia atau memanusiakan manusia. Mau nggak mau, kita harus benar-benar memahami seperti apa karakteristik dan kebutuhan manusia itu. 
MENEMUKAN KESAMAAN

Komunitas adalah sekumpulan orang yang memiliki kesamaan visi, hobi, atau profesi. Sehingga mereka mau untuk membentuk suatu ikatan. Jadi, kalau ingin masuk dalam komunitas atau ingin membentuk suatu komunitas, menemukan kesamaan adalah hal yang paling penting.
MENDENGAR DAN TERLIBAT

Cara paling penting dalam mengelola komunitas adalah mendengar dan terlibat. Ini adalah hal dasar tetapi justru seringkali dilupakan. Kenyataannya memang tidak banyak orang yang bisa mendengar dengan baik. Kita cenderung melihat sesuatu berdasarkan persepsi, pengalaman atau pengetahuan kita sendiri. Bahkan kadang kita memaksakan agar orang harus menuruti kemauan kita. Padahal orang lain juga punya pendapat, pemikiran, keinginan, dsb. Bagaimana mereka mau mengikuti kita, kalau mereka tidak didengar dan tidak dihargai?
Hasil dari apa yang kita dengar ini bukan tidak punya peranan. Jika kita bisa mendengar dengan baik, kita bisa mendapatkan suatu pemahaman tentang bagaimana persepsi, pemikiran, kebutuhan, kebiasaan orang-orang yang jadi sasaran kita. alhasil, kita bisa merumuskan strategi. Menurut saya, jangan bicara strategi manajemen yang ‘muluk-muluk’ kalau kita belum bisa mendengar dengan baik. 
Hal penting lainnya adalah terlibat. Kalau ingin mendapatkan feed back yang baik, ya harus berbaur. Jangan cuma merintah saja, tapi bisa menyentuh kebutuhan dan terlibat dalam kegiatan mereka.  komunikasi dan perlakuan yang baik dapat membangun loyalitas. 
BERBAGI DAN MELAYANI

Prinsip seluruh anggota komunitas adalah “Berbagi dan Melayani” bukan “Menuntut”, sehingga dari awal ketika seseorang ingin gabung ke komunitas Ibu Profesional, mohon ditanyakan, apa yang bisa anda kontribusikan saat bergabung dengan komunitas kami? Kalau ternyata hanya akan belajar bla,…bla…ingin mendapatkan bla…bla…. Mohon teman-teman amati, merekalah yang kelak akan menjadi sumber permasalahan komunitas berikutnya, karena hanya akan menuntut.
STRUKTUR dan ATURAN KOMUNITAS

Buatlah struktur dan aturan komunitas sesederhana mungkin, karena semakin banyak aturan yang dibuat, biasanya akan jadi indikator bahwa antar anggota komunitas tidak saling percaya.

Di komunitas itu harus ada leader, manager dan tim hore. Mereka semua harus berperan dengan baik. 
LEADER

KOORDINATOR KOTA 

Bertugas : mengkoordinasikan seluruh aktivitas Ibu Profesional di wilayah kotanya masing-masing, baik aktivitas online maupun offline.

Koordinator ini boleh menunjukkan diri atau dipilih secara demokratis oleh seluruh pengurus IIP Kota/member. Koordinator setiap kota cukup 1 orang saja.
Koordinator Kota sebagai leader, harus dibantu oleh beberapa manager berikut ini :
MANAGER

a. ONLINE MANAGER 

Bertugas : Memanage dan bertanggung jawab terhadap jalannya unit-unit kegiatan online di IIP Kota

Dibantu oleh : Admin WA, Admin FB grup, Admin Web, dll (peran ini boleh dirangkap, boleh dipisah).
b. OFFLINE MANAGER

Bertugas : memanage dan bertanggung terhadap jalannya unit-unit kegiatan offline IIP kota

dibantu oleh : ketua unit kegiatan masing-masing (misal : unit kegiatan rumbel, unit kegiatan event, unit kegiatan pelatihan dan workshop, ketua playdate, ketua fieldtrip, dll)
c. FINANSIAL MANAGER

Bertugas ; memanage dan bertanggung jawab terhadap cashflow IIP kota dan jalannya unit-unit usaha IIP Kota.

Dibantu oleh : ketua unit usaha masing-masing (misal, unit usaha crafting, unit usaha toko buku IIP, unit usaha percetakan, unit usaha fashion, unit usaha daycare, dll).
DARAH KOMUNITAS

Darah komunitas, adalah unsur yang menentukan mati hidupnya komunitas. Darah Komunitas ini meliputi 2 hal yaitu unsur materi dan non Materi. Dari sisi materi biasanya adalah unsur finansial. Sebuah komunitas perlu memiliki  “generate income”, sehingga bisa berjiwa merdeka, tidak bergantung pada orang lain. Sedangkan non materi adalah “perjuangan value komunitas”, biasanya hal ini akan membuat para anggota komunitas tetap hidup dengan berbagai macam tantangan.
Selamat Membangun Komunitas.
Salam Ibu Profesional,
/Septi Peni/
🌱🌱🌱🌱🌱🌱
TANYA JAWAB
1⃣ Desty – IIP Bekasi

Jika ada hal yang tidak setuju.. Lebih baik bilang atau diredam, dengan diam. Ahsudahlah..

Makasih.
1⃣ Mbak Desty, releasing itu dialirkan, bukan dibendung. Kalau dibiarkan nanti bakalan jadi mesiu, yang sewaktu-waktu bisa terpantik dan meledak.✅
2⃣ Nesri – IIP Bogor

IIP Bogor pernah punya Koordinator Offline, yang tugasnya sama dengan manajer offline. Namun tampaknya, peran ini kurang efektif karena semua bisa dihandle oleh masing2 rumbel. Begitu juga kegiatan online, bisa dihandle oleh pengurus grup kota maupun rumbel. Bolehkah IIP Bogor menghilangkan dua tugas tersebut, agar tiap orang dapat menjalankan perannya secara spesifik dan tidak ada tumpang tindih tugas dan tanggungjawab?
2⃣ Bisa, selama kordi kota bisa mengorganize dengan baik. Jangan sampai auto pilot. Masing-masing berjalan sendiri tanpa kendali.✅
3⃣ Finny – IIP Bogor
*koordinator yang tidak punya prinsip, maka magnet auranya akan menarik member yang tidak punya prinsip juga*

👆🏻

Di rumbel bahasa Arab belum ada aturan, berarti harus dibikin peraturan2 yang member ta’ati. Masalahnya, saya orangnya ga tegaan bu. Kalau ngasih tugas ada yang ngerjain ada yang enggak, yang enggak ini ga saya tegur karena slalu berfikir ah mungkin lagi pada sibuk, ah kasian mungkin terlalu susah. Seperti ini salah ya bu? Mohon masukannya.
3⃣ Mbak Finny tidak salah, karena memang kekuatan mbak finny bukan disitu. Maka segera cari partner yang bisa melengkapi kelemahan kita. Ini namanya mensiasati kelemahan.✅
4⃣ Assalamualaikum bu Septi. Saya Dian dari IIP surabaya, mau bertanya tentang kesamaan visi dalam komunitas. Terutama bagi grup foundation. Apakah perlu mereka di jelaskan tentang kesamaan visi, di jelaskan code of counduct IIP dan ditanya alasan untuk bergabung. Sudah beberapa bulan grup foundation terbentuk, tapi masih banyak yang silent reader, pernah kami adakan program sod tentang parenting atau berbagi resep, tapi hanya 25% yang merespon. Sisanya pasif. Anehnya yang pasif ini jadi semangat kalau ada market day. Berbondong-bondong posting dagangan. Untuk keadaan demikian ini gimana ya bu? Apa bisa di kick aja kalau nggak memberikan kontribusi. Karena saya juga lebih senang kualitas di bandingkan kuantitas? Makasih bu.
4⃣ Betul mbak, berikan code of conduct IIP, rules, value, dll. Dan secara periodik lakukan bersih-bersih dengan berbagai cara. Misal  setiap senin adalah hari “leaving day” (yang selama ini beban hidup hpnya terlalu berat, yang tidak cocok dengan value IIP, dan berbagai alasan lain, silakan left grup, tanpa harus sungkan-sungkan, dan tidak perlu ijin. Tapi kalau di hari yang lain, rules ditegakkan, harus ikut prosedur.✅
5⃣ Saya Nuning Faridian dari Bogor. Ingin bertanya.

Bu Septi yang diberkahi Allah.

❓bagaimana bila di kepengurusan Koordinator kota, saya diminta membantu/mengurusi yang bukan target tahunan saya kali ini. Tetapi masih pada ranah passion dan kuadran SUKA DAN BISA. 

Karena setahu saya dalam berkomunitas harus patuh pada pimpinan. Jadi saya menunda dulu target tahunan saya. Dan mematuhi apa yang pimpinan minta. 

Betulkah begitu bu? Saya ingin hanya memantapkan hati saja.
5⃣ Mbak Nuning yang ingin memantapkan diri, di komunitas itu yang berlaku bukan kepatuhan karena struktural jabatan, melainkan karena KOMITMEN dan TANGGUNG JAWAB yang perannya sudah kita ambil secara sadar. Bukan karena kita diberi tugas. Rasakan bedanya. Sehingga perkuat mimpi anda, dan ketika di komunitas ada peluang yang menjadikan bagian mimpi anda terwujud, segera ambil peran tersebut. 
Karena,
Orang yang tidak pernah punya mimpi, pasti akan menyukseskan mimpi orang lain.✅
6⃣ Putri – IIP Malang
Assalamualaikum.

Bu Septi, jika dalam suatu komunitas sudah menemukan suatu tujuan yang sama, sudah bersikap saling memberi bukan menuntut. Namun ada ketidakcocokan personal di dalamnya, apa yang harus dilakukan?
Terlebih jika komunitas tersebut memiliki visi yang besar yang memang layak untuk diperjuangkan bersama. Namun ternyata setelah sekian lama berjalan bersama, ketidakcocokan dari beberapa aspek yang bukan asas (misal dari sisi keramahan atau kedekatan antar personal yang lemah) semakin mempengaruhi kenyamanan saya. Apa yang sebaiknya saya lakukan Bu?

Saya khawatir jika tidak nyaman maka akan mempengaruhi keikhlasan saya sehingga aktivitas saya jadi amal yang sia².
6⃣Mbak putri, selama perbedaannya urusan personal, silakan lihat sisi kekuatan partner kita. Sehingga kita bisa menguatkan ruang logika kita dibandingkan ruang rasa.

Apabila yang jadi perbedaan itu urusan value, maka saya sarankan untuk berpisah, karena
Bersama itu tidak harus sama.
Dan berpisah itu tidak harus bermusuhan.✅

_Nice Homework #11_

_Matrikulasi IIP batch#2_
*MANAGE YOUR TEAM*
Setelah kita belajar bagaimana mengelola komunitas, maka sekarang saatnya teman-teman praktek membuat team untuk masing-masing kota, dengan cara sbb:
Lihatlah peran yang cocok pada diri anda saat ini kemudian buatlah satu judul sesuai peran anda
Misal:
“Andaikata aku menjadi KOORDINATOR IIP KOTA…..”
“Andaikata aku menjadi KETUA RUMBEL IIP KOTA…..”
dll.

b. Diskusikan dengan yang lain struktur organisasi dan bentuk kegiatan semacam apa  yang cocok dg kondisi sumber daya manusia dan sumber daya alam yg ada di sekitar kita saat ini.
b. Apabila dalam grup ini peserta dari  kota anda lebih dari satu, berdiskusilah. Apabila anda hanya sendiri di grup ini, diskusikan dengan teman satu kota anda yg satu _chemistry_ dengan anda di luar grup ini.

Andaikata tidak ada keduanya,  anda sendiripun cukup.
Selamat memanage dan merencanakan pola kerja tim anda di setiap kota.
*_If you can manage your self, you can manage your team_*

Salam Ibu Profesional,

/Septi Peni/

REVIEW NHW#11

Matrikulasi Ibu Profesional Batch #2 
MEMBANGUN TEAM, MEMBANGUN KEKUATAN
Bunda, terima kasih sudah berusaha memikirkan dengan detil langkah-langkah apa saja yang harus kita rencanakan untuk memperkuat team kita di kota masing-masing. Ada beberapa hal yang perlu kita kuatkan dalam membangun team di IIP ini .
a. PLAN YOUR WORK

Selaku koordinator rencanakan aktivitas-aktivitas apa saja yang ingin kita selenggarakan di periode kepengurusan saat ini. Tidak perlu banyak, tetapi jalankan aktivitas yang mayoritas member memerlukannya. Maka mulailah dari menanyakan ke jajaran pengurus terlebih dahulu, apa sebenarnya hal-hal yang kita perlukan dalam rangka “memantaskan” peran kita sebagai perempuan, istri dan ibu. Lakukan curah gagasan ( brainstorming ) bersama tim pengurus kota. Curah gagasan ini tidak boleh diinterupsi dan tidak ada yang salah. Biarkan teman-teman pengurus mengalirkan rasa, dan kita selaku koordinator menuliskannya di kertas flipchart, kemudian mengelompokkan berbagai gagasan teman-teman sesuai prioritasnya. 
Ajak seluruh member untuk “Focus Grup Discussion” (FGD). Bagi mereka menjadi beberapa kelompok, sesuai dengan prioritas gagasan yang sudah dihasilkan dari tahap brainstorming dengan pengurus tadi. Dengarkan suara member, bagaimana mereka menerjemahkan gagasan-gagasan tersebut sesuai dengan “kebutuhan” mereka di lapangan.
Hasil dari Focus Group Discussion ini jadikanlah sebagai dasar kita membuat program kerja tahunan.
b. WORK YOUR PLAN

Jelaskan rencana jangka panjang anda ke semua team dan lakukan follow up secara teratur. Kita seringkali terlalu fokus pada masalah rutinitas sehingga kehilangan gambaran dari tujuan utama secara keseluruhan. Jadi ketika ada yang memikirkan jadwal harian, harus ada yang bertugas mereview proses dan mengeliminasi masalah-masalah yang mungkin muncul di masa depan. Sehingga ketika mengerjakan rencana kerja , kita tidak sendirian melainkan bersama dengan team.
c. DEFINISIKAN PERAN 

Garis bawahi dengan jelas tanggung jawab dan peran setiap individu dalam suatu tim. Hal ini sangat penting untuk menjamin kesuksesan tim. Pemahaman tim terhadap tugas dan tanggung jawab masing-masing akan sangat membantu dalam pelaksanaan kerja sama tim secara kolaboratif. Dukunglah tim Anda untuk mendefinisikan fungsi mereka. Para anggota tim akan mampu mengambil lebih banyak tanggung jawab apabila mereka berada dalam posisi yang cocok, dan salah satu dari mereka mungkin akan dapat mengeluarkan bakat baru yang tidak disadari sebelumnya.
d. TETAPKAN TUJUAN

Anggota tim perlu memperhatikan tujuan individu maupun tujuan tim. Dukunglah mereka untuk menentukan tujuan jangka pendek yang dapat diraih dan dapat diukur, serta tujuan jangka panjang. Dengan tujuan yang jelas dan kode etik atau aturan tertentu, tim akan mulai bisa mengatur dirinya sendiri untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pantauan dari koordinator sangat dibutuhkan untuk menghilangkan sifat-sifat negatif seperti kemalasan, keterlambatan, serta suka menunda-nunda pekerjaan. Komunikasikan selalu setiap tujuan dengan jelas, dan pastikan setiap anggota tim benar-benar memahaminya.
 e. BAGIKAN INFORMASI

Informasi yang disembunyikan  atau hanya orang-orang tertentu yang tahu, akan dianggap sebagai gossip atau rumor. Produktivitas dan moral tim akan menurun bila mereka menemukan banyak informasi yang tidak jelas berkeliaran, terutama di masa-masa sulit atau peralihan. Bagikan dan sebarkanlah semua informasi yang memang perlu dikomunikasikan ke semua anggota tim, dan jangan lupa untuk terus meng-update informasi tersebut sesering mungkin.
f. KEPERCAYAAN 

Jadilah orang yang dapat dipercaya dan diandalkan. Hargailah kata-kata Anda sendiri. Bila Anda seorang pemimpin dan Anda sudah berjanji untuk memberikan sesuatu kepada anggota tim anda, maka pastikan Anda menepati janji tersebut. Bila Anda salah satu anggota tim dan pernah berjanji untuk melakukan sesuatu kepada tim atau koordinator anda, maka pastikan juga Anda menepati janji tersebut. Perlakukan setiap anggota tim dengan perlakuan yang sama. Jangan ada “anak emas” dan “orang istimewa”.
g. DENGARKAN 

 Bersikaplah terbuka terhadap ide-ide dari anggota tim lain. Berikan mereka kesempatan untuk menyampaikan pendapat dalam rapat atau saat brainstorming. Pertimbagkan setiap saran mereka. Kita tidak akan pernah benar-benar tahu saran dan pendapat mana yang terbaik sampai kita sendiri membuktikannya. Banyak organisasi menghabiskan dana besar untuk menyewa konsultan dari luar, tanpa terlebih dahulu menanyakan pendapat tim dan member sendiri. Padahal, sering kali merekalah yang paling tahu problem apa yang terjadi di dalam. Berikan pujian kepada anggota tim kita dan jadilah seorang pemimpin dan pendengar yang baik.
h. BERSABAR 

Bila tim Anda terlihat bermasalah dan tidak menunjukkan hasil apa pun, bersabarlah. Beri waktu dan amati perkembangannya. Sering kali mereka bisa mengatasi masalahnya sendiri, dan Anda perlu mengawasi dan mengamati saja. Bila hal ini tidak terjadi, maka beraksilah. Ganti perannya atau memang keluarkan dari tim anda bila memang diperlukan. Tidak ada gunanya menyimpan “benalu” di dalam tim. Kita harus memang menjadi raja tega untuk digunakan di saat yang tepat.
 i. DUKUNGAN 

Setiap anggota tim harus ditantang untuk berkontribusi dalam segala hal. Dorong mereka untuk ikut training / menjalankan training untuk menambah kapasitas diri mereka bila memang diperlukan dan beri kesempatan untuk keluar dan melakukan sendiri tugas-tugasnya. Mereka perlu merasa nyaman dalam melakukan tugas supaya dapat menemukan potensi unik dalam diri mereka sendiri. Ubahlah tanggung jawab setiap anggota tim bila memang dianggap perlu. Ketahuilah kekuatan dan kelemahan dari setiap anggota tim dan berikan dukungan positif terhadap kedua hal itu.
 j. TUNJUKKAN ANTUSIASME 

Antusiasme mudah menular. Selalulah bersikap positif dan penuh harap. Bila mereka melihat Anda mengharapkan sesuatu dari mereka, maka ada peluang mereka akan memberikan yang terbaik dan berusaha tidak mengecewakan Anda. Fokuslah juga pada hal-hal yang dikerjakan dengan benar, dan tidak selalu melihat kesalahan orang lain saja.
k. HAVE FUN 

Bangun semangat yang ada di dalam tim agar bisa selalu memberikan energi yang tinggi dan spirit persatuan. Sediakan waktu untuk tertawa bersama dan ciptakan suasana yang sesantai mungkin. Tidak ada tujuan yang dapat dicapai dengan mudah bila suasananya selalu tegang. Tapi jangan terlalu banyak suasana yang santai terus menerus sehingga kita hanya menghabiskan waktu saja.
l. DELEGASI 

Jelaskan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana caranya (bila diperlukan), lalu biarkan. Lebih baik lagi jika Anda dapat menjelaskan masalah yang ada dan seperti apa hasil yang Anda inginkan. Lalu, biarkan tim Anda mengembangkan cara mereka sendiri untuk menyelesaikan tugas tersebut sesuai waktu yang telah ditetapkan. Bila jadwal review hari selasa depan, maka janngan menanyakan hasilnya hari ini. Berilah kepercayaan kepada tim Anda untuk memenuhi deadline masing-masing.
m. BERIKAN PENGHARGAAN 

Rayakan keberhasilan bersama-sama dan berikan penghargaan kepada anggota tim tapi tidak secara individual. Dalam setiap tim akan mempunyai individu yang menonjol pada bidang tertentu. Kenalilah hal ini dengan cepat melalui performance review process dan gunakan untuk mendukung kerja sama tim. Hindari semua tindakan yang bisa menimbulkan kecemburuan di antara anggota. Selalu bicara positif tentang anggota tim Anda secara keseluruhan. Promosikan talenta, usaha, dedikasi dan kesuksesan mereka. Terakhir, yang penting adalah terus-menerus memberi inspirasi kepada semua anggota tim. Bila Anda berbicara tentang hal apa pun yang berhubungan dengan tim, gunakanlah kata “kita” dan bukan kata “saya”. Selamat bekerja sama dan sukses untuk Anda semua.
Salam Ibu Profesional,

/Septi Peni/

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s